Как оценить презентацию? Часть 3

Продолжая тему первой и второй заметки о том как оценивать презентацию. Отвечаю на вопрос Сергея:

Вопрос большой, поэтому отвечаю по частям.

Но что делать, когда в работе одновременно несколько задач и ты все время переключаешься с одной на другую?

Если у вас есть практический способ учитывать время работы над конкретной задачей в числе многих, над которыми работаешь параллельно, то это идеальное решение.

Многозадачность — это миф. Нельзя параллельно (читай одновременно) работать над несколькими задачами. Эта иллюзия многопоточного выполнения задач идёт из того, что ты быстро переключаешься между ними. Но в каждый конкретный момент времени мозг работает только над одной задачей. Причем переключение между задачами всегда требует восстановления контекста, на что уходит время.

Как тут быть? Работать над задачами по очереди и не перескакивать хаотично с одной на другую. В этом случае проще фиксировать затраченное время. Например, над одной презентацией посидел 2 часа. Сделал перерыв на 30 минут и сел на 2 часа за другую презентацию.

Как работать над презентациями по очереди? Надо дробить каждую презентацию на этапы. У меня работа над презентацией состоит из 2-3 этапов, каждый из которых согласовываю с клиентом:

1. Готовлю концепт презентации по стилю на 4-5 слайдов
2. Раскатываю согласованный стиль на все остальные слайды
3. Если слайдов в презентации 30-40 или ещё больше, то второй этап дроблю на несколько. Например, раскатываю стиль на следующие 10 слайдов и согласовываю их. Потом приступаю к следующей партии. И так, пока слайды не закончатся. На каждом этапе могут вносится правки, если это необходимо.

Вместо того, чтобы показать клиенту 150 слайдов и получить тонну замечаний — мы с ним уже внесли все правки на соответствующих этапах. И сам факт корректировки слайдов уже не так критично выглядит, как если бы я согласовывал презентацию целиком. А потом хватался за головову и внутри себя ругался бы на клиента.

Таким образом, например, можно подготовить концепт и пока ждешь обратную связь — взяться за раскатывание стиля по другой презентации, по которой уже согласовал стиль.

Ещё важный момент — помимо оценки в количестве рабочих часов учитывать фактический дедлайн. Во второй части писал о том, что клиент может прийти с уже имеющимся дедлайном. В этом случае скорее всего количество рабочих часов = фактическому времени. Но так бывает не всегда.

Бывает, что я оцениваю презентацию в 10 рабочих часов, а клиенту она нужна не прям завтра, а только через неделю. Ну не срочно ему, такое тоже бывает. В этом случае я понимаю, что могу работать над презентацией в перерывах между срочными. Ну и учитывая итеративный подход — первый этап я ему всё равно покажу через пару дней, но за эти пару дней выделю всего 3-4 своих рабочих часа.

Надеюсь система понятна :—)

Для себя вижу идеальным способ оценки проекта по фактическому времени, затраченному на работу, так как сразу снимаются вопросы со сложными и простыми слайдами, авторскими или стоковыми картинками, а главное — всегда больной вопрос с правкой, которой на одной задаче может и не быть вовсе, а на другой — очень много.

Для нас, как исполнителей, такой подход конечно же удобен — не надо париться с точной оценкой и работать с рисками. Сколько отработал столько и получил. Но это не в мире клиента. 

Для клиента такой подход к оценке презентации является не предсказуемым. Откуда он знает сколько ты потратишь времени на работу? Да, окей, он знает твой часовой рейт, но это ему ничего не говорит о бюджете, который нужно заложить на задачу. И возможно эту сумму еще ведь надо согласовывать с руководством или партнерами. А сколько это будет часов? 5 или 50? А ты такой «ну хз, там видно будет».

При таком раскладе бюджет невозможно планировать, а клиенту нужно понимать сколько на эту задачу необходимо заложить денег. Соответственно, высока вероятность, что он уйдёт с презентацией к дизайнеру, который выдаст фиксированный прайс — понятный и предсказуемый.

Просто говоришь клиенту, что твой час стоит ХХ руб., а отчет и фактическую сумму в реальном времени можно мониторить по ссылке.

Это называется микроменеджемент. Микроменеджмент — зло. Мне кажется, что клиенту нафиг не упало ещё и за исполнителем следить сколько он там времени потратил на задачу. Ему нужна кайфовая преза с которой можно идти и продавать свой продукт/услуги или договариваться об инвестициях.

Моя задача как исполнителя — снять с клиента головную боль по подготовке презентации. В идеале сделать так, чтобы он отдал черновик, произошла какая-то магия на моей стороне и получилась кайфовая преза. Других деталей ему знать не надо, уж особенно то, сколько я часов и минут сидел за слайдами.

Если я научился выполнять 5 часовую работу за 3 часа — это не значит что теперь буду меньше зарабатывать при почасовой оценке презентаций. Это значит, что пришло время повысить рейт. В дальшейшем я буду брать за 3 часа своей работы столько, сколько раньше брал за 5.

В моем походе ничего необычного: называю клиенту стоимость за слайд после визуальной оценки его материалов и короткого опроса. Всегда оговариваю, что изменение композиции слайда или много правки = новый слайд. То есть, если на слайде 4 блока и меня просят «давайте здесь добавим еще один» — новый слайд. Если «давайте здесь перезальем текст» — новый слайд.

Звучит очень сложно, не представляю как в реальной работе всё это успевать оценивать (понять это новый слайд или нет?) и учитывать (сколько время потратил на эту правку? а сколько это в деньгах?), особенно когда работаешь над 2-3 проектами в моменте. Часть из которых срочные. Чем проще система, тем проще её поддерживать.

Ещё из описанного метода складывается ощущение, что правки — это что-то плохое, но это не так. Черновик презентации — это не статуя отлитая в бронзе, а живой организм.

В процессе работы над презентацией клиент может увидеть оформленный слайд и понять, что вот этот текст там не нужен, а нужна картинка. Или наоборот, не хватает какой-то важной детали — надо дописать текст. Или понимает, что между 9 и 10 слайдами важно добавить слайд с дополнительными финансовыми показателями, которые лучше покажут перспективы продукта.

Все эти изменение — благо для презентации. Она становится лучше. Это не я плохой дизайнер и не учел эти моменты, а «мы команда, мы вместе делаем презентацию лучше».

А ещё не всегда от клиентов исходят адекватные замечания. И тут важно не упустить этот момент и не превратиться из дизайнера в «инструмент по внесению правок». Каждое замечание от клиента нужно критически оценивать и пытаться понять — сделает ли это изменение презентацию лучше. Чем клиент обосновывает необходимость этого изменения?Если обосновать не может, то нужно не править презентацию, а разобраться что не так.

Очевидно, что клиенту что-то не нравится, но совсем не то, о чём он говорит. Моя задача — разобраться в том, что конкретно не удовлетворяет клиента и исправить именно это, а не бездумно вносить правки в слайды потому что двоюрдному брату кузины не нравится синий цвет текста.

Читать заметку

Как оценить презентацию? Часть 2

В прошлой заметке описал случай, когда клиент приходит и просит оценить презентацию, но так бывает не всегда.

Бывает, что клиент приходит и говорит:

1. У меня есть черновик на 10 слайдов. Дедлайн завтра, плачу €80.
2. У меня есть черновик на 150 слайдов. Дедлайн послезавтра. Надо причесать презу, сколько будет стоить?

В первом случае я перевожу цену в количество часов в зависимости от рейта и смотрю, сколько часов на выполнение презентации у меня есть, чтобы проект оказался финансово рентабельным для меня. Например, €80 — это почти 7000₽. По моему рейту это примерно 4,5 часа работы. (7000₽ / 1500₽ в ч. = 4,666).

Дальше иду смотреть черновик и прикидываю успею ли сверстать данный набор слайдов за 4,5 часа. Попутно конечно задаю вопросы и уточняю детали. Если все ок, то берусь за задачу. Если нет, то так и говорю, что условия не подходят.

Во втором случае почти тоже самое: сначала провожу понимание задачи, а потом смотрю на оставшееся время до дедлайна. Причем дедлайн презентации ≠ мой дедлайн. Дело в том, что готовую презентацию всегда надо показывать заранее. Хотя бы за пару часов до дедлайна заказчика, чтобы была возможность успеть исправить критические ошибки, если они будут.

Например, до дедлайна второй презентации у меня осталось 10 рабочих часов (ночью я сплю). Называю соответствующую сумму — 15 000₽ (10h×1500₽). Если заказчик готов, то сразу приступаю к задаче.

Тут может возникнуть вопрос: «как сверстать 150 слайдов за 10 часов?». Не легко и просто, но можно. Я обычно работаю по методу прогрессивной презентации. Проще говоря — по итерациям, раз за разом улучшая проработку. Сначала делаю концепт по стилю на 3-4 слайда. Согласовываю с клиентом, если надо корректирую.

Дальше раскатываю стиль на все слайды. Когда времени мало, то и вёрстка соответственно максимально простая. Если останется время — докручу.

Если нет, зато успею показать презентацию полностью готовой. Да, не идеально, но значительно лучше чем в черновике от клиента. Ведь презентацию на 150 слайдом можно сделать и за 5-10 часов, а можно за месяц. Отличаться будет только уровень её проработки.

Читать заметку

Как оценить презентацию? Часть 1

Женя Белодед в чате канала задал интересный вопрос:

Отвечаю:

Женя, привет! Волшебной технологии у меня нет, но расскажу как я оцениваю презентации. А дальше уже сам смотри что тебе подходит, а что нет.

Презентация презентации рознь, поэтому на основе только лишь количества слайдов оценивать стоимость работ будет странно. Бывает пишут «стоимость одного слайда — 1 000 рублей». Но слайд же может состоять из одного заголовка, а может содержать сложную таблицу, которую ещё надо переверстать, чтобы она стала понятной.

В первом случае работы на 10 минут, во втором — на 2 часа, а может и больше. Такая оценка не эффективна как для исполнителя, так и для заказчика.

Ещё стоит сказать, что клиент может прийти с презентацией на разных этапах её подготовки: 1) ничего нет и надо собрать черновик, а потом его оформить; 2) клиент самостоятельно собрал черновик и его нужно оформить.

В первом случае изначально непонятен объём и сложность работ. Сбор данных, проведение интервью, формирование структуры и создание черновика с последующими обсуждениями и правками по смыслу от клиента — чёрт его знает, сколько всё это может занять времени. Поэтому тут вижу только оплату по затраченным часам. У меня такие задачи бывают редко, поэтому если у читателей есть опыт в оценке первого этапа работ над презентацией — приглашаю в комментарии поделиться опытом.

Во втором случае оценивать презентацию легче, именно с таким типом задач работаю чаще всего.

Теперь подробнее об оценке презентации по готовому черновику:

Этап 1. Вопросы

В первую очередь смотрю черновик и задаю клиенту уточняющие вопросы:

1. Какая задача у презентации? Что ты хочешь ей добиться
2. Как будешь использовать презентацию? Отправлять в мессенджерах и почте или же показывать в переговорке/зуме, либо выступать с ней на конференции. Чаще всего хотят гибридное использование: отправить и показать в переговорке.
3. Будешь ли печатать презентацию или только в цифровом виде использовать?

В зависимости от ответов на эти вопросы я смотрю на черновик и уже по слайдам задаю уточняющие вопросы.

Наверное, этот этап можно назвать пониманием задачи. В общем главное тут понять чего хочет клиент. Возможно, ему вообще не нужна презентация, а например, лендинг или шортриды для соцсетей. Либо куда более частый случай — текущий черновик не подходит под задачу. Информации слишком много для показа на конференции, надо или удалять лишнее, либо дробить на слайды, а текст менять на картинки/скриншоты. Мои советы на этом этапе бесплатны до тех пор пока клиент сам вносит правки в черновик.

Этап 2. Оценка времени

После того, как я понял задачу — прикидываю сколько времени уйдёт на вёрстку слайдов: беру листок бумаги, рисую столько прямоугольников, сколько есть слайдов в презентации и прикидываю сложность каждого из слайдов по шкале от 1 до 3 (сложность обозначаю кружками рядом с соответствующим слайдом):

1.  ●○○ : слайд содержит 1-2 предложения или абзаца, добавлять графику не надо. Возможно, это перебивочный слайд. Ничего сложного, быстро сделаю, по слайду всё понятно.
2. ●●○: уже сложнее чем просто пара предложений, но всё же смотря на слайд я понимаю как его можно сверстать. Надо только сесть и сделать. Скорее всего не легко и не быстро, но как минимум понятно. Например, это может быть слайд со схемой. Схема понятная, но не в стиле презентации. Нужно отрисовать её по красоте. Задача на усидчивость и внимательность.
3. ●●●: сложный слайд, который я даже сходу не знаю как сверстать. Например, недавно был такой случай: верстал Roadmap. Там было и то, что компания сделала раньше и планы на будущее. Всё это надо было уместить в один слайд, т.к. важно было показать весь таймплайн компании на одном холсте для наглядности. Верстал итеративно дорабатывая. Когда слайд мне начал нравится, то показал его клиенту и дальше была еще пара итераций доработок. В итоге потратил 4 часа.

Дальше исхожу из своего опыта работы над презентациям, скорости вёрстки и делаю оценки (специально грубые): ●○○ — 30 минут, ●●○ — 2 часа, ●●● — 3 часа. «Изи слайд на 30 минут? Ну ты и медленный» — ага, потому что минимальная оценка слайда это 30 минут и не важно, что я могу потратить на него 5 минут. Остаток времени перераспределиться на остальные слайды. Как в примере выше и случилось, вместо 3 часов я потратил 4 часа. Зато простые слайды сделал быстро. Таким образом затраченное время перераспределилось между слайдами. И я уложился в свою оценку.

При оценке стоит обратить внимание на то, есть ли фотографии на слайде и нужно ли подбирать их (или используем те, что в черновике). Подбор необходимой фотографии по цвету, композиции, идее — как мне кажется, самый трудоёмкий процесс. За поиском подходящей фотографии можно провести пару часов 🤪 А можно и с первого раза найти, поэтому тут стоит заложить по больше времени.

Оценку по слайдам суммирую и добавляю 20% на обсуждение и правки. Допустим, у меня получилась оценка в 30 часов. Добавляю ещё 20% и получаю 36 часов. Выходит, что я сделаю презентацию за 36 рабочих часов. Таким образом становится понятно сколько времени нужно на вёрстку.

Этап 3. Согласование и переговоры

Окей, сколько надо времени на вёрстку презентации — понятно.

Но я пока не иду к клиенту с этими часами, они нужны только мне. Клиенту важна стоимость работ и желательно фиксированная. Я беру свою часовую ставку (1 500₽) и получаю стоимость работ над презентацией. В случае с прошлым примером — это 54 000₽ (36h×1 500₽).

Дальше иду к клиенту и называю стоимость работ, кратко обосновываю почему так, чтобы заранее ответить на вопрос «А почему столько». Кто-то говорит «ок, погнали», а для кого-то цена не подходит. Тут начинаются переговоры.

Если мы договорились о цене, то клиент оплачивает 50% и я приступаю к работе. Вторые 50% получаю после согласования презентации.

Ещё у меня есть два правила:

1. Стоимость работ для клиента становится фиксированной. Но есть условие: исходная постановка задачи и объем работ не меняются. Если же у нас в процессе появляются в черновике новые слайды, которых раньше не было — они оцениваются отдельно. Тут могу пойти на встречу, если новые вводные не критичны.
2. Если сделал быстрее, скажем не за 36 часов, а за 25 и презентация уже согласована — я пересчитываю стоимость и вторая часть платежа для клиента будет меньше. В этом случае я скорее всего недооценил свои силы, либо задача оказалась проще, чем думал изначально. Такое бывает. Кажется честным сказать об этом клиенту. И ещё мне кажется, что это неплохо работает на доверие и возвраты ко мне с новыми задачами, что в долгосрочной перспективе важнее, чем несколько тысяч на халяву.

Читать заметку