Вёрстка презентаций
Блог о вёрстке презентаций и всего, что связано с их оформлением. Первоисточник всех заметок — канал в телеграме.
Блог о вёрстке презентаций и всего, что связано с их оформлением. Первоисточник всех заметок — канал в телеграме.
Куда ж без этого. В первую очередь уточняю как будет использоваться презентация: отправляться файлом, показываться в переговорке с телевизора, на конференции с проектора… Планируется ли печать презентации. От этого зависит под каким углом нужно смотреть на черновик. Выясняю, кто согласовывает — сам клиент или у него есть директор выше. Какие сроки и от чего они зависят. Эти вопросы задаю письменно в личке телеграма.
Дальше запрашиваю черновик презентации, смотрю его. Пока смотрю, в голове уже возникают вопросики. Черновик не подходит под формат использования, либо всего лишь где-то структура рвётся, где-то непонятно зачем данные… но это нормально. Сделать черновик презентации с первого раза сложно и когда ты долго сидишь за ним, то глаз замыливается. А я как человек со стороны и со свежим взглядом — вижу все шераховатости и подмечаю их.
Изучив черновик, созваниваюсь с клиентом. Задаю вопросы, получаю ответы, где-то договариваемся что на этапе вёрстки меняю местами слайды, где-то возможно перепишу текст. Если не хватает данных — прошу добавить их в черновик.
Когда по черновику всё понятно, то начинаем обсуждать вопрос оформления. В каком стиле должны быть слайды? Если в стиле компании, то есть ли брендбук? Обычно брендбука нет и в качестве референса по стилю беру сайт компании. Обычно сайт есть. Если с сайтом беда, то за основу беру лишь цветовую палитру. Если шрифт норм, то его тоже беру. Если не норм, выбираю что-то по интереснее. Если стиля никакого нет, то его нужно придумать. Для этого уточняю пожелания по цветовой палитре, по стилистике, собираю референсы и показываю. Чтоб клиент мог тыкнуть в один из вариантов и сказать «вот так хочу».
После того как по черновику и стилю всё понятно — перехожу к концепту.
Концепт презентации — это 3-4 оформленных слайда. Но разных по содержанию, чтобы показать как стиль работает в разных ситуациях, которые встречаются в презентации.
Если клиент просит несколько вариантов дизайна, значит мы недостаточно определили будущий стиль. Например, с Катей именно так и было: ей хотелось два варианта дизайна, чтобы можно было выбирать между 1) в стиле компании, куда отправляется презентация; 2) универсальный в минималистичном стиле, чтобы презентацию можно было отправлять и в другие компании. Я предложил гибридный: делаем в минималистичном стиле и используем цветовую палитру компании, куда планируется отправка. Если захочешь отправить в другую компанию, то просто меняешь акцентный цвет на другой и презентация готова к отправке в другую компанию. Кате идея понравилась.
Концепт презентации обычно присылаю в .pdf в личку, без дополнительных пояснений. Если концепт удачный, то и так всё понятно должно быть. Соответственно если вижу какие-то замешательства, долго нет обратной связи — значит я не попал в цель. Надо созваниваться и уточнять где что не так, что меняем, чтоб всё ок было.
Если у клиента есть директор выше, то жду когда они внутри себя обсудят концепт и придут с обратной связью. Но лучше работать с ЛПР (лицом принимающим решение) напрямую без вот этой кучи согласующих, где каждый хочет от себя что-то добавить, чтобы показать что он тоже вовлечён в дело. Но не всегда такое получается. Только недавно для себя понял, что такое неудобство нужно компенсировать высоким чеком :—)
После того, как концепт согласован со всеми заинтересованными лицами — перехожу к вёрстке всех остальных слайдов.
На этапе вёрстки презентации особо вопросов уже не возникает, тут нужно сделать все остальные слайды в том стиле, что определили на уровне концепта.
Когда презентация готова, то показываю клиенту pdf-файл с готовой презентацией. Снова идёт этап обратной связи и согласования. Обычно вносим несколько правок по формулировкам в тексте, возможно где-то подобрал изображения не совсем те что нужны по смыслу.
Дорабатываю, снова показываю и согласовываем. Очень редко бывает больше 2 итераций. Если их больше, то где-то у нас проблемка в постановке задачи/коммуникации и надо по скорее это обсудить, а не заниматься внесением правок.
Процесс может немного меняться в зависимости от условий, клиента и других факторов. Но в целом каждый проект идёт именно по таким шагам.
Коротко про деньги. Ответа на этот вопрос я не знаю. Могу лишь сказать, что от 0 до ∞. Стоимость каждой презентации оцениваю индивидуально и только после того как смогу посмотреть черновик и задать уточняющие вопросы.
Прикидываю сколько времени мне нужно на работу, умножаю на часовую ставку. Дальше смотрю на срочность. Чем срочнее, тем соответственно дороже. Особенно, если клиент пишет вечером, а презентация нужна утром. Если взяться могу, то это конечно будет иск сколько-то от обычной ставки.
Подробнее о том, как оцениваю презентацию рассказал в серии заметок «Как оценить презентацию?».
Продолжая тему первой и второй заметки о том как оценивать презентацию. Отвечаю на вопрос Сергея:
Вопрос большой, поэтому отвечаю по частям.
Но что делать, когда в работе одновременно несколько задач и ты все время переключаешься с одной на другую?
Если у вас есть практический способ учитывать время работы над конкретной задачей в числе многих, над которыми работаешь параллельно, то это идеальное решение.
Многозадачность — это миф. Нельзя параллельно (читай одновременно) работать над несколькими задачами. Эта иллюзия многопоточного выполнения задач идёт из того, что ты быстро переключаешься между ними. Но в каждый конкретный момент времени мозг работает только над одной задачей. Причем переключение между задачами всегда требует восстановления контекста, на что уходит время.
Как тут быть? Работать над задачами по очереди и не перескакивать хаотично с одной на другую. В этом случае проще фиксировать затраченное время. Например, над одной презентацией посидел 2 часа. Сделал перерыв на 30 минут и сел на 2 часа за другую презентацию.
Как работать над презентациями по очереди? Надо дробить каждую презентацию на этапы. У меня работа над презентацией состоит из 2-3 этапов, каждый из которых согласовываю с клиентом:
Вместо того, чтобы показать клиенту 150 слайдов и получить тонну замечаний — мы с ним уже внесли все правки на соответствующих этапах. И сам факт корректировки слайдов уже не так критично выглядит, как если бы я согласовывал презентацию целиком. А потом хватался за головову и внутри себя ругался бы на клиента.
Таким образом, например, можно подготовить концепт и пока ждешь обратную связь — взяться за раскатывание стиля по другой презентации, по которой уже согласовал стиль.
Ещё важный момент — помимо оценки в количестве рабочих часов учитывать фактический дедлайн. Во второй части писал о том, что клиент может прийти с уже имеющимся дедлайном. В этом случае скорее всего количество рабочих часов = фактическому времени. Но так бывает не всегда.
Бывает, что я оцениваю презентацию в 10 рабочих часов, а клиенту она нужна не прям завтра, а только через неделю. Ну не срочно ему, такое тоже бывает. В этом случае я понимаю, что могу работать над презентацией в перерывах между срочными. Ну и учитывая итеративный подход — первый этап я ему всё равно покажу через пару дней, но за эти пару дней выделю всего 3-4 своих рабочих часа.
Надеюсь система понятна :—)
Для себя вижу идеальным способ оценки проекта по фактическому времени, затраченному на работу, так как сразу снимаются вопросы со сложными и простыми слайдами, авторскими или стоковыми картинками, а главное — всегда больной вопрос с правкой, которой на одной задаче может и не быть вовсе, а на другой — очень много.
Для нас, как исполнителей, такой подход конечно же удобен — не надо париться с точной оценкой и работать с рисками. Сколько отработал столько и получил. Но это не в мире клиента.
Для клиента такой подход к оценке презентации является не предсказуемым. Откуда он знает сколько ты потратишь времени на работу? Да, окей, он знает твой часовой рейт, но это ему ничего не говорит о бюджете, который нужно заложить на задачу. И возможно эту сумму еще ведь надо согласовывать с руководством или партнерами. А сколько это будет часов? 5 или 50? А ты такой «ну хз, там видно будет».
При таком раскладе бюджет невозможно планировать, а клиенту нужно понимать сколько на эту задачу необходимо заложить денег. Соответственно, высока вероятность, что он уйдёт с презентацией к дизайнеру, который выдаст фиксированный прайс — понятный и предсказуемый.
Просто говоришь клиенту, что твой час стоит ХХ руб., а отчет и фактическую сумму в реальном времени можно мониторить по ссылке.
Это называется микроменеджемент. Микроменеджмент — зло. Мне кажется, что клиенту нафиг не упало ещё и за исполнителем следить сколько он там времени потратил на задачу. Ему нужна кайфовая преза с которой можно идти и продавать свой продукт/услуги или договариваться об инвестициях.
Моя задача как исполнителя — снять с клиента головную боль по подготовке презентации. В идеале сделать так, чтобы он отдал черновик, произошла какая-то магия на моей стороне и получилась кайфовая преза. Других деталей ему знать не надо, уж особенно то, сколько я часов и минут сидел за слайдами.
Если я научился выполнять 5 часовую работу за 3 часа — это не значит что теперь буду меньше зарабатывать при почасовой оценке презентаций. Это значит, что пришло время повысить рейт. В дальшейшем я буду брать за 3 часа своей работы столько, сколько раньше брал за 5.
В моем походе ничего необычного: называю клиенту стоимость за слайд после визуальной оценки его материалов и короткого опроса. Всегда оговариваю, что изменение композиции слайда или много правки = новый слайд. То есть, если на слайде 4 блока и меня просят «давайте здесь добавим еще один» — новый слайд. Если «давайте здесь перезальем текст» — новый слайд.
Звучит очень сложно, не представляю как в реальной работе всё это успевать оценивать (понять это новый слайд или нет?) и учитывать (сколько время потратил на эту правку? а сколько это в деньгах?), особенно когда работаешь над 2-3 проектами в моменте. Часть из которых срочные. Чем проще система, тем проще её поддерживать.
Ещё из описанного метода складывается ощущение, что правки — это что-то плохое, но это не так. Черновик презентации — это не статуя отлитая в бронзе, а живой организм.
В процессе работы над презентацией клиент может увидеть оформленный слайд и понять, что вот этот текст там не нужен, а нужна картинка. Или наоборот, не хватает какой-то важной детали — надо дописать текст. Или понимает, что между 9 и 10 слайдами важно добавить слайд с дополнительными финансовыми показателями, которые лучше покажут перспективы продукта.
Все эти изменение — благо для презентации. Она становится лучше. Это не я плохой дизайнер и не учел эти моменты, а «мы команда, мы вместе делаем презентацию лучше».
А ещё не всегда от клиентов исходят адекватные замечания. И тут важно не упустить этот момент и не превратиться из дизайнера в «инструмент по внесению правок». Каждое замечание от клиента нужно критически оценивать и пытаться понять — сделает ли это изменение презентацию лучше. Чем клиент обосновывает необходимость этого изменения?Если обосновать не может, то нужно не править презентацию, а разобраться что не так.
Очевидно, что клиенту что-то не нравится, но совсем не то, о чём он говорит. Моя задача — разобраться в том, что конкретно не удовлетворяет клиента и исправить именно это, а не бездумно вносить правки в слайды потому что двоюрдному брату кузины не нравится синий цвет текста.
В прошлой заметке описал случай, когда клиент приходит и просит оценить презентацию, но так бывает не всегда.
Бывает, что клиент приходит и говорит:
В первом случае я перевожу цену в количество часов в зависимости от рейта и смотрю, сколько часов на выполнение презентации у меня есть, чтобы проект оказался финансово рентабельным для меня. Например, €80 — это почти 7000₽. По моему рейту это примерно 4,5 часа работы. (7000₽ / 1500₽ в ч. = 4,666).
Дальше иду смотреть черновик и прикидываю успею ли сверстать данный набор слайдов за 4,5 часа. Попутно конечно задаю вопросы и уточняю детали. Если все ок, то берусь за задачу. Если нет, то так и говорю, что условия не подходят.
Во втором случае почти тоже самое: сначала провожу понимание задачи, а потом смотрю на оставшееся время до дедлайна. Причем дедлайн презентации ≠ мой дедлайн. Дело в том, что готовую презентацию всегда надо показывать заранее. Хотя бы за пару часов до дедлайна заказчика, чтобы была возможность успеть исправить критические ошибки, если они будут.
Например, до дедлайна второй презентации у меня осталось 10 рабочих часов (ночью я сплю). Называю соответствующую сумму — 15 000₽ (10h×1500₽). Если заказчик готов, то сразу приступаю к задаче.
Тут может возникнуть вопрос: «как сверстать 150 слайдов за 10 часов?». Не легко и просто, но можно. Я обычно работаю по методу прогрессивной презентации. Проще говоря — по итерациям, раз за разом улучшая проработку. Сначала делаю концепт по стилю на 3-4 слайда. Согласовываю с клиентом, если надо корректирую.
Дальше раскатываю стиль на все слайды. Когда времени мало, то и вёрстка соответственно максимально простая. Если останется время — докручу.
Если нет, зато успею показать презентацию полностью готовой. Да, не идеально, но значительно лучше чем в черновике от клиента. Ведь презентацию на 150 слайдом можно сделать и за 5-10 часов, а можно за месяц. Отличаться будет только уровень её проработки.
Женя Белодед в чате канала задал интересный вопрос:
Отвечаю:
Женя, привет! Волшебной технологии у меня нет, но расскажу как я оцениваю презентации. А дальше уже сам смотри что тебе подходит, а что нет.
Презентация презентации рознь, поэтому на основе только лишь количества слайдов оценивать стоимость работ будет странно. Бывает пишут «стоимость одного слайда — 1 000 рублей». Но слайд же может состоять из одного заголовка, а может содержать сложную таблицу, которую ещё надо переверстать, чтобы она стала понятной.
В первом случае работы на 10 минут, во втором — на 2 часа, а может и больше. Такая оценка не эффективна как для исполнителя, так и для заказчика.
Ещё стоит сказать, что клиент может прийти с презентацией на разных этапах её подготовки: 1) ничего нет и надо собрать черновик, а потом его оформить; 2) клиент самостоятельно собрал черновик и его нужно оформить.
В первом случае изначально непонятен объём и сложность работ. Сбор данных, проведение интервью, формирование структуры и создание черновика с последующими обсуждениями и правками по смыслу от клиента — чёрт его знает, сколько всё это может занять времени. Поэтому тут вижу только оплату по затраченным часам. У меня такие задачи бывают редко, поэтому если у читателей есть опыт в оценке первого этапа работ над презентацией — приглашаю в комментарии поделиться опытом.
Во втором случае оценивать презентацию легче, именно с таким типом задач работаю чаще всего.
Теперь подробнее об оценке презентации по готовому черновику:
В первую очередь смотрю черновик и задаю клиенту уточняющие вопросы:
В зависимости от ответов на эти вопросы я смотрю на черновик и уже по слайдам задаю уточняющие вопросы.
Наверное, этот этап можно назвать пониманием задачи. В общем главное тут понять чего хочет клиент. Возможно, ему вообще не нужна презентация, а например, лендинг или шортриды для соцсетей. Либо куда более частый случай — текущий черновик не подходит под задачу. Информации слишком много для показа на конференции, надо или удалять лишнее, либо дробить на слайды, а текст менять на картинки/скриншоты. Мои советы на этом этапе бесплатны до тех пор пока клиент сам вносит правки в черновик.
После того, как я понял задачу — прикидываю сколько времени уйдёт на вёрстку слайдов: беру листок бумаги, рисую столько прямоугольников, сколько есть слайдов в презентации и прикидываю сложность каждого из слайдов по шкале от 1 до 3 (сложность обозначаю кружками рядом с соответствующим слайдом):
Дальше исхожу из своего опыта работы над презентациям, скорости вёрстки и делаю оценки (специально грубые): ●○○ — 30 минут, ●●○ — 2 часа, ●●● — 3 часа. «Изи слайд на 30 минут? Ну ты и медленный» — ага, потому что минимальная оценка слайда это 30 минут и не важно, что я могу потратить на него 5 минут. Остаток времени перераспределиться на остальные слайды. Как в примере выше и случилось, вместо 3 часов я потратил 4 часа. Зато простые слайды сделал быстро. Таким образом затраченное время перераспределилось между слайдами. И я уложился в свою оценку.
При оценке стоит обратить внимание на то, есть ли фотографии на слайде и нужно ли подбирать их (или используем те, что в черновике). Подбор необходимой фотографии по цвету, композиции, идее — как мне кажется, самый трудоёмкий процесс. За поиском подходящей фотографии можно провести пару часов 🤪 А можно и с первого раза найти, поэтому тут стоит заложить по больше времени.
Оценку по слайдам суммирую и добавляю 20% на обсуждение и правки. Допустим, у меня получилась оценка в 30 часов. Добавляю ещё 20% и получаю 36 часов. Выходит, что я сделаю презентацию за 36 рабочих часов. Таким образом становится понятно сколько времени нужно на вёрстку.
Окей, сколько надо времени на вёрстку презентации — понятно.
Но я пока не иду к клиенту с этими часами, они нужны только мне. Клиенту важна стоимость работ и желательно фиксированная. Я беру свою часовую ставку (1 500₽) и получаю стоимость работ над презентацией. В случае с прошлым примером — это 54 000₽ (36h×1 500₽).
Дальше иду к клиенту и называю стоимость работ, кратко обосновываю почему так, чтобы заранее ответить на вопрос «А почему столько». Кто-то говорит «ок, погнали», а для кого-то цена не подходит. Тут начинаются переговоры.
Если мы договорились о цене, то клиент оплачивает 50% и я приступаю к работе. Вторые 50% получаю после согласования презентации.
В Ководстве описан метод прогрессивного джипега, который можно применить к любой сфере деятельности, в том числе и к презентациям. Относительно презентаций я его называю «методом прогрессивной презентации».
Метод прогрессивной презентации — это поэтапный подход к работе над презентацией. В каждый момент времени у вас есть артефакт, готовый на 100%.
От этапа к этапу отличается только уровень проработки:
