Но что делать, когда в работе одновременно несколько задач и ты все время переключаешься с одной на другую?
Если у вас есть практический способ учитывать время работы над конкретной задачей в числе многих, над которыми работаешь параллельно, то это идеальное решение.
Многозадачность — это миф. Нельзя параллельно (читай одновременно) работать над несколькими задачами. Эта иллюзия многопоточного выполнения задач идёт из того, что ты быстро переключаешься между ними. Но в каждый конкретный момент времени мозг работает только над одной задачей. Причем переключение между задачами всегда требует восстановления контекста, на что уходит время.
Как тут быть? Работать над задачами по очереди и не перескакивать хаотично с одной на другую. В этом случае проще фиксировать затраченное время. Например, над одной презентацией посидел 2 часа. Сделал перерыв на 30 минут и сел на 2 часа за другую презентацию.
Как работать над презентациями по очереди? Надо дробить каждую презентацию на этапы. У меня работа над презентацией состоит из 2-3 этапов, каждый из которых согласовываю с клиентом:
Готовлю концепт презентации по стилю на 4-5 слайдов
Раскатываю согласованный стиль на все остальные слайды
Если слайдов в презентации 30-40 или ещё больше, то второй этап дроблю на несколько. Например, раскатываю стиль на следующие 10 слайдов и согласовываю их. Потом приступаю к следующей партии. И так, пока слайды не закончатся. На каждом этапе могут вносится правки, если это необходимо.
Вместо того, чтобы показать клиенту 150 слайдов и получить тонну замечаний — мы с ним уже внесли все правки на соответствующих этапах. И сам факт корректировки слайдов уже не так критично выглядит, как если бы я согласовывал презентацию целиком. А потом хватался за головову и внутри себя ругался бы на клиента.
Таким образом, например, можно подготовить концепт и пока ждешь обратную связь — взяться за раскатывание стиля по другой презентации, по которой уже согласовал стиль.
Ещё важный момент — помимо оценки в количестве рабочих часов учитывать фактический дедлайн. Во второй части писал о том, что клиент может прийти с уже имеющимся дедлайном. В этом случае скорее всего количество рабочих часов = фактическому времени. Но так бывает не всегда.
Бывает, что я оцениваю презентацию в 10 рабочих часов, а клиенту она нужна не прям завтра, а только через неделю. Ну не срочно ему, такое тоже бывает. В этом случае я понимаю, что могу работать над презентацией в перерывах между срочными. Ну и учитывая итеративный подход — первый этап я ему всё равно покажу через пару дней, но за эти пару дней выделю всего 3-4 своих рабочих часа.
Надеюсь система понятна :—)
Для себя вижу идеальным способ оценки проекта по фактическому времени, затраченному на работу, так как сразу снимаются вопросы со сложными и простыми слайдами, авторскими или стоковыми картинками, а главное — всегда больной вопрос с правкой, которой на одной задаче может и не быть вовсе, а на другой — очень много.
Для нас, как исполнителей, такой подход конечно же удобен — не надо париться с точной оценкой и работать с рисками. Сколько отработал столько и получил. Но это не в мире клиента.
Для клиента такой подход к оценке презентации является не предсказуемым. Откуда он знает сколько ты потратишь времени на работу? Да, окей, он знает твой часовой рейт, но это ему ничего не говорит о бюджете, который нужно заложить на задачу. И возможно эту сумму еще ведь надо согласовывать с руководством или партнерами. А сколько это будет часов? 5 или 50? А ты такой «ну хз, там видно будет».
При таком раскладе бюджет невозможно планировать, а клиенту нужно понимать сколько на эту задачу необходимо заложить денег. Соответственно, высока вероятность, что он уйдёт с презентацией к дизайнеру, который выдаст фиксированный прайс — понятный и предсказуемый.
Просто говоришь клиенту, что твой час стоит ХХ руб., а отчет и фактическую сумму в реальном времени можно мониторить по ссылке.
Это называется микроменеджемент. Микроменеджмент — зло. Мне кажется, что клиенту нафиг не упало ещё и за исполнителем следить сколько он там времени потратил на задачу. Ему нужна кайфовая преза с которой можно идти и продавать свой продукт/услуги или договариваться об инвестициях.
Моя задача как исполнителя — снять с клиента головную боль по подготовке презентации. В идеале сделать так, чтобы он отдал черновик, произошла какая-то магия на моей стороне и получилась кайфовая преза. Других деталей ему знать не надо, уж особенно то, сколько я часов и минут сидел за слайдами.
Если я научился выполнять 5 часовую работу за 3 часа — это не значит что теперь буду меньше зарабатывать при почасовой оценке презентаций. Это значит, что пришло время повысить рейт. В дальшейшем я буду брать за 3 часа своей работы столько, сколько раньше брал за 5.
В моем походе ничего необычного: называю клиенту стоимость за слайд после визуальной оценки его материалов и короткого опроса. Всегда оговариваю, что изменение композиции слайда или много правки = новый слайд. То есть, если на слайде 4 блока и меня просят «давайте здесь добавим еще один» — новый слайд. Если «давайте здесь перезальем текст» — новый слайд.
Звучит очень сложно, не представляю как в реальной работе всё это успевать оценивать (понять это новый слайд или нет?) и учитывать (сколько время потратил на эту правку? а сколько это в деньгах?), особенно когда работаешь над 2-3 проектами в моменте. Часть из которых срочные. Чем проще система, тем проще её поддерживать.
Ещё из описанного метода складывается ощущение, что правки — это что-то плохое, но это не так. Черновик презентации — это не статуя отлитая в бронзе, а живой организм.
В процессе работы над презентацией клиент может увидеть оформленный слайд и понять, что вот этот текст там не нужен, а нужна картинка. Или наоборот, не хватает какой-то важной детали — надо дописать текст. Или понимает, что между 9 и 10 слайдами важно добавить слайд с дополнительными финансовыми показателями, которые лучше покажут перспективы продукта.
Все эти изменение — благо для презентации. Она становится лучше. Это не я плохой дизайнер и не учел эти моменты, а «мы команда, мы вместе делаем презентацию лучше».
А ещё не всегда от клиентов исходят адекватные замечания. И тут важно не упустить этот момент и не превратиться из дизайнера в «инструмент по внесению правок». Каждое замечание от клиента нужно критически оценивать и пытаться понять — сделает ли это изменение презентацию лучше. Чем клиент обосновывает необходимость этого изменения?Если обосновать не может, то нужно не править презентацию, а разобраться что не так.
Очевидно, что клиенту что-то не нравится, но совсем не то, о чём он говорит. Моя задача — разобраться в том, что конкретно не удовлетворяет клиента и исправить именно это, а не бездумно вносить правки в слайды потому что двоюрдному брату кузины не нравится синий цвет текста.
Сделал презентацию в PowerPoint и надо было перекинуть слайды заказчику в Google Slides. Делов то, да? Выполняю импорт слайдов, всё ок, кроме одного слайда с таблицей.
Посмотрите картинку, там видно как таблица должна выглядеть на самом деле и как она импортировалась в Google Slides:
Сначала не понял в чём дело. Попытался сделать прозрачный фон для таблицы средствами Slides, но ничего не поменялось. Причем можно было применить белый фон к таблице и всё работало. Но мне нужен был именно прозрачный, потому что я использовал плашки с закругленными углами для выделение нужных строк.
Начал копать в чём дело. Оказалось, что при импорте Google Slides зачем-то берёт стили таблицы не те, что я определил в PowerPoint, а те что были выставлены по умолчанию при создании этой таблицы. Странно конечно, наверное баг.
Как исправить такой баг?
После сохраняем файл и можно импортировать презентацию в Google Slides. Такие дела 🤷♂️
В прошлой заметке описал случай, когда клиент приходит и просит оценить презентацию, но так бывает не всегда.
Бывает, что клиент приходит и говорит:
У меня есть черновик на 10 слайдов. Дедлайн завтра, плачу €80.
У меня есть черновик на 150 слайдов. Дедлайн послезавтра. Надо причесать презу, сколько будет стоить?
В первом случае я перевожу цену в количество часов в зависимости от рейта и смотрю, сколько часов на выполнение презентации у меня есть, чтобы проект оказался финансово рентабельным для меня. Например, €80 — это почти 7000₽. По моему рейту это примерно 4,5 часа работы. (7000₽ / 1500₽ в ч. = 4,666).
Дальше иду смотреть черновик и прикидываю успею ли сверстать данный набор слайдов за 4,5 часа. Попутно конечно задаю вопросы и уточняю детали. Если все ок, то берусь за задачу. Если нет, то так и говорю, что условия не подходят.
Во втором случае почти тоже самое: сначала провожу понимание задачи, а потом смотрю на оставшееся время до дедлайна. Причем дедлайн презентации ≠ мой дедлайн. Дело в том, что готовую презентацию всегда надо показывать заранее. Хотя бы за пару часов до дедлайна заказчика, чтобы была возможность успеть исправить критические ошибки, если они будут.
Например, до дедлайна второй презентации у меня осталось 10 рабочих часов (ночью я сплю). Называю соответствующую сумму — 15 000₽ (10h×1500₽). Если заказчик готов, то сразу приступаю к задаче.
Тут может возникнуть вопрос: «как сверстать 150 слайдов за 10 часов?». Не легко и просто, но можно. Я обычно работаю по методу прогрессивной презентации. Проще говоря — по итерациям, раз за разом улучшая проработку. Сначала делаю концепт по стилю на 3-4 слайда. Согласовываю с клиентом, если надо корректирую.
Дальше раскатываю стиль на все слайды. Когда времени мало, то и вёрстка соответственно максимально простая. Если останется время — докручу.
Если нет, зато успею показать презентацию полностью готовой. Да, не идеально, но значительно лучше чем в черновике от клиента. Ведь презентацию на 150 слайдом можно сделать и за 5-10 часов, а можно за месяц. Отличаться будет только уровень её проработки.
Женя, привет! Волшебной технологии у меня нет, но расскажу как я оцениваю презентации. А дальше уже сам смотри что тебе подходит, а что нет.
Презентация презентации рознь, поэтому на основе только лишь количества слайдов оценивать стоимость работ будет странно. Бывает пишут «стоимость одного слайда — 1 000 рублей». Но слайд же может состоять из одного заголовка, а может содержать сложную таблицу, которую ещё надо переверстать, чтобы она стала понятной.
В первом случае работы на 10 минут, во втором — на 2 часа, а может и больше. Такая оценка не эффективна как для исполнителя, так и для заказчика.
Ещё стоит сказать, что клиент может прийти с презентацией на разных этапах её подготовки: 1) ничего нет и надо собрать черновик, а потом его оформить; 2) клиент самостоятельно собрал черновик и его нужно оформить.
В первом случае изначально непонятен объём и сложность работ. Сбор данных, проведение интервью, формирование структуры и создание черновика с последующими обсуждениями и правками по смыслу от клиента — чёрт его знает, сколько всё это может занять времени. Поэтому тут вижу только оплату по затраченным часам. У меня такие задачи бывают редко, поэтому если у читателей есть опыт в оценке первого этапа работ над презентацией — приглашаю в комментарии поделиться опытом.
Во втором случае оценивать презентацию легче, именно с таким типом задач работаю чаще всего.
Теперь подробнее об оценке презентации по готовому черновику:
Этап 1. Вопросы
В первую очередь смотрю черновик и задаю клиенту уточняющие вопросы:
Какая задача у презентации? Что ты хочешь ей добиться
Как будешь использовать презентацию? Отправлять в мессенджерах и почте или же показывать в переговорке/зуме, либо выступать с ней на конференции. Чаще всего хотят гибридное использование: отправить и показать в переговорке.
Будешь ли печатать презентацию или только в цифровом виде использовать?
В зависимости от ответов на эти вопросы я смотрю на черновик и уже по слайдам задаю уточняющие вопросы.
Наверное, этот этап можно назвать пониманием задачи. В общем главное тут понять чего хочет клиент. Возможно, ему вообще не нужна презентация, а например, лендинг или шортриды для соцсетей. Либо куда более частый случай — текущий черновик не подходит под задачу. Информации слишком много для показа на конференции, надо или удалять лишнее, либо дробить на слайды, а текст менять на картинки/скриншоты. Мои советы на этом этапе бесплатны до тех пор пока клиент сам вносит правки в черновик.
Этап 2. Оценка времени
После того, как я понял задачу — прикидываю сколько времени уйдёт на вёрстку слайдов: беру листок бумаги, рисую столько прямоугольников, сколько есть слайдов в презентации и прикидываю сложность каждого из слайдов по шкале от 1 до 3 (сложность обозначаю кружками рядом с соответствующим слайдом):
●○○ : слайд содержит 1-2 предложения или абзаца, добавлять графику не надо. Возможно, это перебивочный слайд. Ничего сложного, быстро сделаю, по слайду всё понятно.
●●○: уже сложнее чем просто пара предложений, но всё же смотря на слайд я понимаю как его можно сверстать. Надо только сесть и сделать. Скорее всего не легко и не быстро, но как минимум понятно. Например, это может быть слайд со схемой. Схема понятная, но не в стиле презентации. Нужно отрисовать её по красоте. Задача на усидчивость и внимательность.
●●●: сложный слайд, который я даже сходу не знаю как сверстать. Например, недавно был такой случай: верстал Roadmap. Там было и то, что компания сделала раньше и планы на будущее. Всё это надо было уместить в один слайд, т.к. важно было показать весь таймплайн компании на одном холсте для наглядности. Верстал итеративно дорабатывая. Когда слайд мне начал нравится, то показал его клиенту и дальше была еще пара итераций доработок. В итоге потратил 4 часа.
Дальше исхожу из своего опыта работы над презентациям, скорости вёрстки и делаю оценки (специально грубые): ●○○ — 30 минут, ●●○ — 2 часа, ●●● — 3 часа. «Изи слайд на 30 минут? Ну ты и медленный» — ага, потому что минимальная оценка слайда это 30 минут и не важно, что я могу потратить на него 5 минут. Остаток времени перераспределиться на остальные слайды. Как в примере выше и случилось, вместо 3 часов я потратил 4 часа. Зато простые слайды сделал быстро. Таким образом затраченное время перераспределилось между слайдами. И я уложился в свою оценку.
При оценке стоит обратить внимание на то, есть ли фотографии на слайде и нужно ли подбирать их (или используем те, что в черновике). Подбор необходимой фотографии по цвету, композиции, идее — как мне кажется, самый трудоёмкий процесс. За поиском подходящей фотографии можно провести пару часов 🤪 А можно и с первого раза найти, поэтому тут стоит заложить по больше времени.
Оценку по слайдам суммирую и добавляю 20% на обсуждение и правки. Допустим, у меня получилась оценка в 30 часов. Добавляю ещё 20% и получаю 36 часов. Выходит, что я сделаю презентацию за 36 рабочих часов. Таким образом становится понятно сколько времени нужно на вёрстку.
Этап 3. Согласование и переговоры
Окей, сколько надо времени на вёрстку презентации — понятно.
Но я пока не иду к клиенту с этими часами, они нужны только мне. Клиенту важна стоимость работ и желательно фиксированная. Я беру свою часовую ставку (1 500₽) и получаю стоимость работ над презентацией. В случае с прошлым примером — это 54 000₽ (36h×1 500₽).
Дальше иду к клиенту и называю стоимость работ, кратко обосновываю почему так, чтобы заранее ответить на вопрос «А почему столько». Кто-то говорит «ок, погнали», а для кого-то цена не подходит. Тут начинаются переговоры.
Если мы договорились о цене, то клиент оплачивает 50% и я приступаю к работе. Вторые 50% получаю после согласования презентации.
Ещё у меня есть два правила:
Стоимость работ для клиента становится фиксированной. Но есть условие: исходная постановка задачи и объем работ не меняются. Если же у нас в процессе появляются в черновике новые слайды, которых раньше не было — они оцениваются отдельно. Тут могу пойти на встречу, если новые вводные не критичны.
Если сделал быстрее, скажем не за 36 часов, а за 25 и презентация уже согласована — я пересчитываю стоимость и вторая часть платежа для клиента будет меньше. В этом случае я скорее всего недооценил свои силы, либо задача оказалась проще, чем думал изначально. Такое бывает. Кажется честным сказать об этом клиенту. И ещё мне кажется, что это неплохо работает на доверие и возвраты ко мне с новыми задачами, что в долгосрочной перспективе важнее, чем несколько тысяч на халяву.
Фрагмент из второго созвона о презентациях, отвечаю на вопрос:
Если коротко:
Смысл и польза, которую может нести анимация на слайдах — не настолько высока, чтобы с ней заморачиваться.
<Анимацию нужно очень аккуратно использовать на слайдах. Если переборщить, то она будет забирать на себя внимание зрителя, а значит — вас не будут слушать.
На то, чтобы сделать хорошую анимацию — требуется время. Отсюда вопрос: насколько нужна и полезна будет анимация, чтобы тратить время на неё? Может быть лучше потратить это время на то, чтобы визуально сделать презентацию лучше, добавить смыслы, историю проработать, порепетировать если это выступление. Лучше на этом сконцентрироваться, чем на анимации.
Кажется, что на этом тема анимации в презентациях исчерпана 🙃 Читать заметку
